Ponieważ pytacie mnie często Państwo, co dalej z tym sprawozdaniem finansowym, które zrobiliśmy przed 31 marca to może pokrótce powiem, co dalej powinno się z tym stać i jakie nowe wyzwania mamy przed sobą.
Tak jak już chyba wszyscy wiedzą do końca marca jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny sporządzić (i podpisać) sprawozdanie finansowe. Moje dalsze rozważania będę prowadziła opisując chyba najczęstszy przypadek, jakim są spółki kapitałowe, których rok obrachunkowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym
I. Punkt wyjścia.
Do 31 marca spółki powinny sporządzić sprawozdanie finansowe (podpisane przez osobę uprawnioną do prowadzenia ksiąg oraz cały zarząd) oraz sprawozdanie z działalności. Sprawozdanie takie jest m.in. podstawą do sporządzenia deklaracji podatkowej. Sprawozdanie finansowe w obecnej formie jest również częścią uzgodnienia ksiąg rachunkowych oraz ewidencji do podatku dochodowego. Powinno być więc z taką deklaracją zgodne. Sprawozdanie finansowe w dniu 31 marca NIE podlega przesłaniu do KRS. Przesłanie do KRS warunkowane jest bowiem zatwierdzeniem takiego sprawozdania przez organ zatwierdzający. Sprawozdanie przekazywane jest więc do kolejnych kroków w procesie, który wiedzie do uzyskania takiego zatwierdzenia.
II. Fakultatywny etap pośredni
Sprawozdanie może podlegać badaniu biegłego rewidenta. Biegły rewident po otrzymaniu wersji pierwotnej może wskazać, że są konieczne do wykonania korekty w pierwszej (sporządzonej do 31 marca) wersji sprawozdania. Spółka może dokonać korekt lub też z nimi się nie zgodzić. Jeśli spółka dokona korekt powstaje wówczas nowe sprawozdanie finansowe (i być może skorygowana deklaracja podatkowa). Nowe sprawozdanie finansowe ma już nową datę sporządzenia i oczywiście nowe daty podpisu tak osoby sporządzającej jak i zarządu.
Biegły przygotowuje do tak sporządzonego skorygowanego sprawozdania finansowego sprawozdanie z badania i przekazuje je spółce.
III. Etap zatwierdzenia
Sprawozdanie finansowe powinno być następnie zatwierdzone przez organ zatwierdzający w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Upraszczając nieco:
- Jeśli sprawozdanie było badane to zatwierdzeniu zazwyczaj podlega wersja skorygowana sprawozdania (czyli sporządzona po dniu 31 marca i zawierająca korekty wskazane przez biegłego rewidenta)
- Jeśli sprawozdanie nie było badane to zatwierdzeniu zazwyczaj podlega wersja sprawozdania sporządzona do dnia 31 marca.
Możliwe tutaj są 2 przypadki:
- Jeśli organ zatwierdzający zgodzi się zatwierdzić sprawozdanie finansowe przed upływem 6 miesięcy od dnia bilansowego to sprawozdanie takie oraz sprawozdanie z działalności i ewentualne sprawozdanie z badania wraz z uchwałami zatwierdzającymi należy w ciągu 15 dni złożyć do KRS
- Jeśli organ zatwierdzający nie zatwierdzi sprawozdania finansowego przed upływem 6 miesięcy od dnia bilansowego to sprawozdanie (bez uchwał zatwierdzających) musi być złożone do 15 lipca do KRS. Jeśli w kolejnych miesiącach organ zatwierdzający zdecyduje się na zatwierdzenie takiego sprawozdania taką uchwałę składa się odrębnie w terminie późniejszym.
UWAGA: może się zdarzyć tak, że ze względu np. na toczące się badanie sprawozdania termin 6 miesięcy nie zostanie dotrzymany. Wówczas w terminie do 15 lipca do KRS oczywiście złożymy wersję pierwotną (sporządzoną do dnia 31 marca). Jak wynika z moich testów podczas składania skorygowanej wersji sprawozdania finansowego w ciągu 15 po zatwierdzeniu KRS wskaże, że odrębnie należy złożyć korektę oraz dokumenty składane po raz pierwszy. Czyli będzie potrzebne rozłożenie procesu składania na 2 etapy.
IV. Archiwizacja – nowe wyzwanie
Sprawozdanie finansowe jak i księgi rachunkowe podlegają obecnie 5-letniemu okresowi archiwizacji.
Okresy archiwizacji jednak liczą się nieco inaczej. Księgi rachunkowe po prostu mają być przechowywane 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ust. 3 UoR). Natomiast sprawozdania finansowe są przechowywane przez 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Czyli ich okres przechowywania warunkowany jest momentem zatwierdzenia sprawozdania przez organ zatwierdzający.
Olbrzymią zmianą jakościową jednak jest sposób przechowywania sprawozdań finansowych. Od tego roku bowiem powinniśmy przechowywać sprawozdania sporządzone w wersji elektronicznej. Obowiązuje nas więc również elektroniczna forma archiwizacji.
Rozpatrzmy nieco dokładniej co i w jaki sposób powinniśmy więc archiwizować jeśli chodzi o sprawozdanie finansowe sporządzone w XML.
Po pierwsze powinniśmy się zastanowić na ile narzędzia do odczytu sprawozdania XML opartego o dokładnie obecne struktury będą dostępne w ciągu tych minimum kolejnych 5 lat.
Moim zdaniem struktury XSD mogą podlegać ewolucji zgodnie ze zmianami w ustawie oraz zgodnie z postępem technologicznym. W związku z tym oprócz zabezpieczenia samych fizycznych plików XML oraz podpisów elektronicznych powinniśmy zabezpieczyć również ich obraz w formie czytelnej dla człowieka niezależnie od zmian narzędzi.
Proponowałabym w związku z tym dodatkowe zabezpieczenie obrazu (kopii) np. w formie pdf czy też wydruku. Sugerowałabym jednak aby była to dokładna kopia a nie dość często widziane przeze mnie wzbogacone w stosunku do oryginału wersje ze znacznie większym opisem niż miał miejsce w faktycznym sprawozdaniu finansowym. Alternatywnie można rozważyć zachowanie oprogramowania, w którym przygotowywane było sprawozdanie finansowy, jako narzędzia do odczytu tego sprawozdania. Równocześnie proponowałabym zabezpieczenie obrazu (kopii) weryfikacji podpisów wykonanej w dniu zatwierdzenia.
Moim zdaniem archiwizacji powinny podlegać tak pierwotna wersja sprawozdania finansowego jak i wersja skorygowana sprawozdania. Jeśli bowiem sprawozdanie było korygowane po dacie 31 marca wersja pierwotna sprawozdania stanowić będzie element uzgadniający pierwszą wersję deklaracji podatkowej oraz dokumentację wskazującą na terminowe prowadzenie ksiąg przez dany podmiot.
Po drugie powinniśmy się zastanowić jak fizycznie zabezpieczyć pliki w ciągu minimum 5 kolejnych lat.
W mniejszych firmach zadanie to niejednokrotnie spada na działy księgowe i starają się one znaleźć rozwiązanie w znanych im urządzeniach, co może skończyć się brakiem możliwości odzyskania takich plików.
Pliki sprawozdań finansowych są relatywnie niewielkimi plikami. Oczywistym jest, że zachodzi pokusa zarchiwizowania ich na nośnik CD / DVD. Niestety jednak nośniki te są wrażliwe na sposób ich przechowywana i ich żywotność może być krótsza niż obligatoryjny czas archiwizacji.
Archiwizacja mogłaby również wykonana na pendrive – jednakże obecne informacje na temat żywotności takiego nośnika wskazują, że czas ten waha się pomiędzy 2 a 10 lat. Może się, więc okazać niewystarczającą dla ponad 5-cio letniego okresu przechowywania.
Jakie są więc proponowane przeze mnie rozwiązania ?
Na początek proponowałabym porozmawiać z informatykiem. Powinien on opracować:
- procedurę zabezpieczania fizycznego takich plików
- procedurę przetrzymywania kopii poza lokalizacją jednostki
- procedurę odzyskiwania z kopii plików
- procedurę podejmowania decyzji o skasowaniu plików po wymaganym okresie przechowywania
Co jeśli nasz element IT zawiedzie ?
No cóż… pozostaje nam wiara, że repozytorium KRS będzie przechowywało nasze sprawozdania. Ostatecznie składamy tam nasze zatwierdzone sprawozdanie. I jeśli nawet nie będziemy mieli narzędzia do jego odczytu to wiemy, że obowiązek archiwizacyjny w ten sposób będzie zapewniony – ostatecznie sprawozdania ulegają przecież archiwizacji choć nie do końca w sposób kontrolowany przez nas.
Zapraszam do rozmów i podzielenia się Państwa przemyśleniami.
Agnieszka Baklarz
biegły rewident