Od 1 kwietnia 2020 duzi przedsiębiorcy a od 1 lipca 2020 wszyscy podatnicy będą zobligowani do składania nowego typu plików JPK_VAT zawierających w sobie również deklarację VAT. O ile jednak fakt dołożenia deklaracji VAT do pliku nie rodzi (oprócz konieczności zmiany struktury pliku JPK_VAT) większych problemów o tyle zmiana samej zawartości informacyjnej tak w planowanym kształcie wierszy sprzedaży jak i zakupu nastręcza dużej liczby wątpliwości i zmian w funkcjonujących systemach informatycznych.
MF w sierpniu 2019 ogłosiło konsultacje tak rozporządzenia (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12323406/katalog/12621230#12621230) jak i struktur JPK_VAT (https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-nowe-struktury-jpkvat).
Do chwili obecnej nie ma żadnych informacji o wynikach tych konsultacji jak i projektów ostatecznych rozporządzeń i struktur. Załóżmy więc hipotetycznie najgorszy możliwy scenariusz, że konsultacje nie zmienią już nic w założonym rozporządzeniu i kształcie plików JPK_VAT. Jak w związku z tym podmioty powinny przygotować się na konieczność składania nowego zakresu danych w plikach JPK_VAT.
Podzielmy zakres informacji na dwa zakresy: rejestr sprzedaży oraz rejestr zakupu.
Rejestr sprzedaży
Rozważmy jaki jest dodatkowy zakres informacyjny wynikający z rozporządzenia oraz od jakich parametrów może on zależeć. W zakresie rejestru sprzedaży takim dodatkowym zakresem są grupy towarowe oraz oznaczenie typu dowodu sprzedaży.
Uzupełnianie grupy towarowej
W przypadku grup towarowych w dużej mierze wartość grupy towarowej zależna jest od rzeczywiście sprzedanego towaru / usługi. Część grup jednakże dotyczy kontrahenta czy też sposobu zakupu (wartość od wewnątrzwspólnotowego zakupu) lub sprzedaży danego towaru / usługi. Czasami również pojawienie się grupy może wynikać z tego czy dana transakcja jest powyżej 15 tysięcy złotych brutto. Wartości transakcji nie można jednakże utożsamiać z wartością faktury. Wbrew pozorom transakcje sprzedaży oczywiście obejmują tak transakcje faktycznej sprzedaży ale również obejmują transakcje zakupu skutkujące pojawieniem się VAT należnego.
1. Proces zautomatyzowany
Zakładając automatyzację wystawiania faktur przez osoby niekonieczne znające się na ustawie o VAT konieczne jest zaprojektowanie i wprowadzenie w systemach informatycznych tabeli umożliwiającej powiązanie przynajmniej 4 parametrów z grupą towarową. Wydaje się konieczne powiązanie macierzowe czyli zależność grupy towarowej od:
- towaru / grupy towarów (dla celów VAT) czyli parametryzacji na poziomie kartoteki towarowej;
- kontrahenta co oznacza bądź wykorzystanie jakiegoś parametru w istniejącej definicji kontrahenta bądź stworzenie nowego;
- typu procedury – takie oznaczenie mogłoby znaleźć się poziomie konkretnego bądź zamówienia sprzedaży czy też zakupu jak również na poziomie nagłówka faktury;
- wartości brutto powyżej 15 tys zł – oznaczenie takie powinno znaleźć się na poziomie nagłówka faktury raczej do oznaczenia ręcznego gdyż transakcja nie musi być przecież jednoznacznie związana z fakturą w przypadku podziału transakcji na mniejsze faktury.
2. Proces ręczny
Problemem stają się faktury wystawiane „z palca” czyli bez założonej kartoteki towarowej. W ich przypadku wyjściem z sytuacji staje się po prostu umożliwienie wprowadzenia grupy / grup towarowych bezpośrednio na samej fakturze.
W przypadku kiedy wystawiane faktury podlegają ręcznemu księgowaniu każda faktura sprzedaży powinna mieć przez naniesiony dokładny opis pozwalający zidentyfikować grupę (grupy), które powinny być wpisane do pliku JPK. Szczególnie ważne jest to w przypadku procedur tutaj bowiem księgowość czy biuro rachunkowe nie musi posiadać pełnej wiedzy na temat transakcji (np. nie musi wiedzieć czy jest to transakcja łańcuchowa). System f-k powinien natomiast umożliwić wprowadzenie podczas księgowania takiej grupy. A być może również umożliwić korektę wpisu na poziomie nagłówka faktury.
Typ dowodu sprzedaży
Specyficzne oznaczenia typu dowodu sprzedaży (opisane w załączniku nr 1) związane są bądź z nietypowym księgowaniem takiego dowodu (np. księgowanie zbiorcze kas fiskalnych) bądź z nietypową procedurą. Prawdopodobnie najczęstszą przyczyną wystąpienia nietypowego oznaczenia typu dowodu sprzedaży będą faktury zaliczkowe. Szczególnie więc one powinny mieć oznaczenie dodatkowe na poziomie nagłówku dokumentu pozwalające na ich identyfikację. Niestety ze względu na fakt, że w liniach sprzedaży muszą pojawić się również faktury zakupowe modyfikacja musi również dotyczyć księgowania faktur zakupowych. Czyli generalnie w nagłówku dokumentu konieczne jest dodanie dodatkowego pola (w przypadku generacji VAT należnego) do oznaczenia tak typu dokumentu sprzedaży jak i grupy towarowej.
Rejestr zakupu
Poza powyżej opisanymi zmianami związanymi z zakupami, ale znajdującymi odzwierciedlenie w liniach sprzedaży konieczne jest wprowadzenie pola „Typ dokumentu” (Element JPK/ZakupWiersz/TypDokumentu).
W ramach tego elementu znajdują się dwa typy informacji:
1. informacji oznaczonych na fakturze związanych ze specyficznymi procedurami (VAT-RR, MK – metoda kasowa, MPP, WEW) oraz
2. informacjami o charakterze wtórnym nie mającym wpływu na sposób naliczania podatku przez sprzedającego (TX – Faktura od podatnika rozliczającego się w formie ryczałtu, DF – duplikat faktury, FU – faktura uproszczona).
Podczas księgowania faktury zakupowej powinno być więc możliwe dodanie chyba ręcznie oznaczeń typu dokumentu „z palca”. Oznaczeń może nie być wcale ale może być użytych ich kilka jednocześnie.
Dla dokumentów zakupowych modyfikacja systemu powinna więc uwzględniać jednocześnie:
1. nadawanie oznaczeń specyficznych dla zakupów (typ dokumentu)
2. w przypadku zakupów skutkujących wpisem do rejestru sprzedaży wprowadzania oznaczeń dla grupy towarowej oraz typu dokumentu sprzedaży.
Dodatkowe przydatne funkcjonalności
Moim zdaniem niezwykle ważną i konieczną dodatkową funkcjonalnością jest możliwość korekty wpisów dotyczących powyższych informacji. Należy zauważyć, że sankcje za niepoprawne wypełnienie JPK_VAT są wysokie. Początkowa automatyzacja procesu uzupełnienia danych czy nawet przeszkolenia zespołu czy to wystawiającego faktury czy też księgującego z całą pewnością spowoduje wiele błędów w pierwszych miesiącach działania nowego typu pliku JPK. Konieczne jest więc wprowadzenie własnych procedur kontrolnych pozwalających na wyłapanie potencjalnych nieprawidłowości. Po odnalezieniu taką nieprawidłowość dobrze by było skorygować w zakresie powyższych oznaczeń bez konieczności jego całkowitego wyksięgowywania. W zależności od systemu powinno się więc skorygować bądź nagłówek faktury bądź zapis w rejestrze VAT. W celu zapewnienia spójności pliku JPK z ewidencją odradzałabym korygowanie samego pliku JPK (co oczywiście jest możliwe).