W 2019 roku, dla wielu księgowych, nowym doświadczeniem będzie badanie sprawozdania finansowego Spółki i pierwszy kontakt z biegłym rewidentem. Zgodnie bowiem z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. z 2018r. poz. 395, dalej UOR) badaniu podlegają m.in. sprawozdania finansowe jednostek kontynuujących działalność gospodarczą, które w poprzednim roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro (10.427.250,00 złotych przeliczono wg kursu z dn. 29.12.2017r. tabela nr 251/A/NBP/2017),

c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro (20.854.500,00 złotych).

 

Nie musi to być „traumatyczne” doświadczenie. Biegły rewident bowiem, przywołując słowa Albina Bombika współtwórcy samorządu PIBR (Polska Izba Biegłych Rewidentów) oraz założyciela naszej Kancelarii: „to lekarz, bada i uzdrawia”. Co prawda wiele zależy od samego organizmu, czyli księgowych i władz badanej jednostki, ale razem z biegłym rewidentem można przejść przez proces badania sprawozdania naprawdę bezboleśnie.

Kiedy należy rozpocząć prace związane z zamknięciem roku?

Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Im częściej przyglądamy się zapisom na kontach oraz saldom kont, tym większa jest szansa na mniej pracy przy zamknięciu roku. Salda zobowiązań publiczno – prawnych powinny być zgodne z sumą zobowiązań wykazanych w deklaracjach złożonych do urzędów, saldo listy płac do zapłaty w następnym miesiącu – powinno być zgodne z zobowiązaniem wykazanym w księgach.  Salda należności i zobowiązań z tytułu dostaw i usług nie powinny mieć sald przeciwstawnych, w przeciwnym razie np. wystąpił tzw. „czeski błąd” i nieprawidłowo zaksięgowano rozrachunki lub jest nadpłata, którą należy rozliczyć kompensatą lub wystąpić o jej zwrot. Warto również przeglądać wiekowanie należności i zobowiązań, aby uniknąć ich przeterminowania lub przedawnienia. Salda środków pieniężnych, materiałów, towarów, zaliczek jak również środków trwałych warto uzgadniać z wyciągiem bankowym czy księgami pomocniczymi tzn. ewidencją magazynową ilościowo – wartościową, ewidencją środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Pozostawienie bowiem nieprawidłowych sald do rocznego zamknięcia ksiąg, może wiązać się z długotrwałym poszukiwaniem błędu i w efekcie pozostawienie w księgach tzw. nieuzgodnionego bałaganu. Dobrą praktyką jest również comiesięczne uzgadnianie podstawy opodatkowania podatkiem VAT z zapisami na kontach zespołu 7. Zatem, na zadane na wstępie pytanie, należałoby odpowiedzieć, że uzgadnianie kont oraz ich weryfikacja powinna odbywać się co miesiąc najpóźniej do 20 dnia następnego miesiąca.

Ustawa o rachunkowości, w art. 26 nakłada na nas obowiązek inwentaryzacji majątku. Wymieniono metodę weryfikacji oraz spisu z natury. Ustawodawca podał również minimalne terminy ich wykonania. W wielu firmach stosowane są tzw. procedury kontroli wewnętrznej polegające na okresowej, nieformalnej kontroli majątku. Kontrole te polegają między innymi na przeliczaniu stanu gotówki w kasie przy sporadycznym obrocie lub codzienne liczenie utargu w przypadku sprzedaży detalicznej (duże obroty). Pobrane lub wpłacone kaucje, zobowiązania warunkowe takie jak weksle czy gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe powinny być inwentaryzowane w trybie ciągłym, w momencie ich otrzymania lub wydania.  Poszczególne materiały i towary w magazynie powinny być również przeliczane co pewien czas. W firmie handlowej spotkałam się z procedurą ponownego przeliczenia towaru i uzgodnienia stanu rzeczywistego do wydruku stanu magazynowego codziennie przed rozpoczęciem sprzedaży. W ustawie o rachunkowości postanowiono, że aby termin inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo – wartościową był dochowany, spis z natury należy wykonać raz w ciągu 2 lat. W obecnej dobie informatyzacji, niekoniecznie przy spisie musi nam towarzyszyć papier i długopis. W chłodniach czy magazynach wysokiego składowania lub wieloasortymentowej drobnicy w magazynie, pomocne mogą być czytniki kodów kreskowych lub tablety z arkuszami excel z wypełnioną nazwą towaru oraz numerem partii dostawy. W tak przyjaznym, zautomatyzowanym środowisku, inwentaryzacja metodą spisu z natury powinna być przeprowadzana co rok, a w przypadku produkcji, w której występuje duża ilość odpadów – co kwartał. Rozliczenie inwentaryzacji w każdym roku obrotowym: nadwyżek i niedoborów, kompensaty podobnych towarów metodą ”mniejsza ilość, niższa cena”, zapewni współmierność przychodów i kosztów w danym roku obrotowym i ochroni przed możliwością wystąpienia nadużyć.

Podobnie ustawodawca określił częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych metodą spisu z natury –  co najmniej raz na cztery lata. W firmach, w których jest dużo stanowisk komputerowych niejednokrotnie z dwoma monitorami, które są przemieszczane z powodu napraw, rotacji pracowników itp., inwentaryzacja powinna być przeprowadzana częściej – raz w roku.

Nie możemy również zapomnieć o inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald. Jest to bardzo ważna „broń”, którą można wykorzystać przeciwko nieuczciwym kontrahentom w postępowaniu sądowym.  Jeżeli niezapłaconą kwotę potwierdzi osoba reprezentująca podmiot, jest to jednoznaczne z uznaniem długu. Wezwania do potwierdzenia salda możemy wysłać według stanu na dzień 31 października, 30 listopada lub też 31 grudnia, zależy to od decyzji kierownika jednostki. Przed wysłaniem, każdy dokument powinniśmy zweryfikować, w przypadku różnic klienci będą starali się wyjaśnić niezgodności.

Dobrą praktyką jest przygotować zarządzenie w sprawie inwentaryzacji z określeniem tzw. pól spisowych, dat wykonania oraz wskazanie metody przeprowadzenia inwentaryzacji.

Każda wykonana przez nas czynność związana z inwentaryzacją majątku powinna być udokumentowana protokołem, notatką, czy adnotacją na wydruku. Pozwoli to uniknąć powtórnej pracy w trakcie badania, okażemy biegłemu rewidentowi gotowy materiał.

Czynności związane z zamknięciem roku dotyczą również wyceny majątku i zobowiązań. Wszystkie salda wyrażone w walucie obcej muszą być przeliczone wg kursu średniego podanego przez NBP z dnia bilansowego.  Różnice kursowe z przeliczenia należy odnieść w koszty lub przychody finansowe. Odpisy aktualizujące wartość aktywów niefinansowych i finansowych będziemy tworzyli po wykonaniu ich inwentaryzacji i uznaniu utraty wartości. Powinniśmy poddać weryfikacji stawki amortyzacyjne, być może uznamy, że od 01 stycznia następnego roku obrotowego powinniśmy dokonać zmian (wyłącznie w księgach rachunkowych, podatkowo amortyzacja musi pozostać bez zmian). Powinniśmy sprawdzić również zbiór zasad (polityki) rachunkowości, czy nie powinniśmy wprowadzić zmian ze względu np. na zmiany ustaw podatkowych, rozszerzyć plan kont itp. Oczywiście wszystkie notatki lub jeżeli powstaną protokoły z wyceny, powinniśmy zachować przynajmniej do badania, nie będziemy musieli odtwarzać już wykonanych procedur lub doszukiwać się motywów podjętej decyzji.

Jak już będziemy mieli uzgodnione salda i zinwentaryzowany majątek, możemy przystąpić do grupowania sald i odpowiedniej ich prezentacji w sprawozdaniu finansowym. Proponuję grupować salda przy użyciu zestawienia obrotów i sald, będziemy mieli pewność, że nasze sprawozdanie finansowe zawiera kompletne dane. Po zakończeniu pracy, dla celów kontrolnych, efekty możemy porównać z automatycznym zestawieniem w systemie. Nie możemy zapomnieć o załącznikach do ustawy o rachunkowości, które wyznaczają nam nazwy wierszy oraz minimalny, wymagalny zakres informacyjny. Zgodnie z art. 50 możemy wykazać dane z większą szczegółowością, natomiast w przypadku zerowych pozycji w roku bieżącym i poprzednim, wiersze te możemy pominąć.

Ustawa o rachunkowości definiuje mikro i małe jednostki w art. 3 ust 1 pkt. 48 ppkt. 1a i 1c. Jeżeli nasza jednostka spełnia kryteria, a organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe podejmie decyzję w trybie uchwały, możemy zastosować uproszczenia np. nie sporządzać rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym.

Pozostaje nam jeszcze dołączyć sprawozdanie zarządu ze szczegółowością określoną w art. 49 oczywiście jeżeli odnajdziemy naszą jednostkę w dość bogatym katalogu wymienionym w ust. 1.

Proces badania sprawozdania finansowego jest tym szybszy im lepiej przygotujemy dokumenty. Od czerwca 2016 roku badanie przeprowadzane jest według Krajowych Standardów Rewizji Finansowej w brzmieniu Międzynarodowych Standardów Badania przyjętych uchwałą nr 2783/52/2015 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z dnia 10 lutego 2015 r. z późn. zm., w związku z uchwałą nr 2041/37a/2018 z dnia 5 marca 2018r. w sprawie krajowych standardów wykonywania zawodu. Po zakończeniu pracy, biegły rewident wydaje sprawozdanie z badania. Dla każdego księgowego jest to jak laurka na zakończenie niełatwego, trwającego ponad rok procesu.

Na zakończenie pozostaje nam przeksięgować salda wynikowe: przychody i koszty na konto 860 – wynik finansowy. Najczęściej przeksięgowania te odbywają się automatycznie w związku z procedurą trwałego zamknięcia ksiąg, co uniemożliwi w przyszłości zaksięgowanie jakiegokolwiek dokumentu (nawet przez pomyłkę). Tę czynność najlepiej wykonać po otrzymaniu sprawozdania z badania.

 

Małgorzata Szydłowska

Biegły rewident