Temat e-sprawozdania przewija się w moich wpisach od momentu wejście w życie obowiązku sporządzania sprawozdań w wersji elektronicznej czyli od 1 października 2018. Ponieważ najtrudniejszym elementem obecnie jest sprawozdanie w wersji XML to siłą rzeczy staram się opisać ten aspekt sprawozdawczości. Proszę również pamiętać, że sprawozdanie w formacie XML może być również przygotowane przez podmioty do tego nie zobowiązane jeśli chcą one zdecydować się na używanie bezpłatnych podpisów ePUAP.
O ile księgowi już zaczynają powoli rozumieć co należy zrobić o tyle zarządy, rady nadzorze i zgromadzenia wspólników czy też inne organy nadzorcze mają z nowym sprawozdaniem coraz więcej problemów.
Postaram się może krótko podsumować wiedzę jaka jest na temat tak problemów jak i postaram się wskazać jak można rozwiązać pewne problemy:
1. Z czego składa się obecnie sprawozdanie finansowe w wersji XML
Jest to JEDEN plik XML w ramach, którego w sposób ustrukturalizowany przygotowane jest
a) Wprowadzenie do sprawozdania (proszę zwrócić szczególną uwagę na fakt, że we wprowadzeniu musimy podać nr odpowiedniego rejestru czyli jeśli składamy sprawozdanie do KRS to MUSI się tam znaleźć nr KRS – ostatecznie na zgłoszeniach do KRS zawsze się tak podawało, nie jest właściwym nr NIP – ten bowiem jest NUMEREM IDENTYFIKACJI PODATKOWEJ a nie rejestrowej). We wprowadzeniu w odmienny niż przywykliśmy sposób musimy udzielić odpowiedzi na kilkanaście pytań, których od nas wymaga ustawa o rachunkowości (więcej pod linkiem http://audyt-bombik.pl/jak-w-e-sprawozdaniu-finansowym-pisze-sie-wprowadzenie-do-sprawozdania-oraz-jak-w-nocie-ustala-sie-podatek-dochodowy/)
b) Bilans
c) Rachunek zysków i strat
d) Jeśli mamy taki obowiązek to sprawozdanie ze zmian w kapitałach oraz rachunek przepływów
e) Nota podatkowa przygotowana przez MF w sposób ustrukturalizowany (więcej pod linkiem http://audyt-bombik.pl/jeszcze-raz-o-nowym-wygladzie-noty-podatkowej/)
f) Plik dodatkowych informacji i objaśnień – plik ten może być np. przygotowany w formie pdf. Do pliku XML sprawozdania trafia on jednakże jako forma zakodowana i nie możliwa do odczytania bez odkodowania.
2. Jakie są kluczowe daty w sprawozdaniu finansowym w wersji XML, które są później sprawdzane (i wymagane do podania) przez KRS
Aby móc wpisać sprawozdanie do KRS należy znać daty początku i końca okresu sprawozdawczego oraz datę sporządzenia sprawozdania.
Data sporządzenia sprawozdania jest wpisywana podczas tworzenia sprawozdania ręcznie przez osobę sporządzającą. Znajduje się więc w pliku XML w nagłówku sprawozdania po słowach DataSporzadzenia (patrz niżej)
Data sporządzenia nie musi być datą żadnego z podpisów choć ja jestem osobiście zdania, że powinna być ona zgodna z datą podpisania tego sprawozdania przez osobę sporządzającą. (Uwaga: zgodnie z pytaniami i odpowiedziami – pytanie nr 51 na stronie MF https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/ przyjęto dokładnie taką samą zasadę).
Kolejne podpisy (czyli podpisy zarządu) są bowiem bardzo często związane z podjęciem uchwały przez zarząd o podpisaniu sprawozdania sporządzonego przez osobę sporządzającą. Zarząd może mieć bowiem jeszcze pytania, wątpliwości i może prosić osobę sporządzającą o wyjaśnienie pewnych aspektów sporządzonego sprawozdania. Tak więc daty podpisania przez Zarząd takiego sprawozdania mogą się istotnie różnić od daty jego sporządzenia.
3. Jak obejrzeć sprawozdanie finansowe w XML lub też je wydrukować
Obejrzenie sprawozdania finansowego w formacie XML możliwe jest w:
1. Zazwyczaj w oprogramowaniu, które utworzyło takie sprawozdanie
2. Bezpłatnej przeglądarce https://e-sprawozdanie.com.pl/pl/i/Bezplatna-przegladarka-e-sprawozdan-finansowych/5 . W celu obejrzenia sprawozdania należy posiadać plik XML sprawozdania w formacie ustrukturalizowanym, zgodnym ze schematami opublikowanymi na stronie BIP Ministerstwa Finansów. Przeglądarka umożliwia również przegląd plików załączonych w formie zakodowanej do sprawozdania finansowego
Wydruk sprawozdania finansowego przygotowanego w formacie XML jest możliwy poprzez:
1. Oprogramowanie do tworzenia takiego sprawozdania – należy jednak zwrócić uwagę na to, że niektóre oprogramowania znacznie wygładzają dość surową formę takiego sprawozdania i dodają automatycznie dodatkowe opisy nie znajdujące jednakże odzwierciedlenia w treści XML
2. Otwarcie bezpłatnej przeglądarki e-sprawozdań, załadowanie pliku sprawozdania i w zależności od przeglądarki.
- W przeglądarce internetowej Chrome po naciśnięciu kombinacji klawiszy CRTL+P:
- możemy wybrać drukarkę lub też zapisać plik do pdf (należy zmienić urządzenie do wydruku na „zapisz na pdf”),
- można wybrać zakres stron do wydruku i ich układ (w pionie / poziomie) oraz określić skalowanie,
- można zaznaczyć czy sobie życzymy widzieć nagłówki i stopki przygotowane automatycznie przez przeglądarkę.
- W przeglądarce internetowej Internet Explorer po wybraniu ikony „Narzędzia” a następnie wybraniu „Drukuj” i „Podgląd wydruku”. Następnie przy użyciu ikon na górze strony można:
- Wybrać drukarkę
- Zmienić układ strony i jej skalowanie
- Zmienić czcionkę wydruku
- Ustawić nagłówki i stopki
- W przeglądarce Firefox po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+P można wydrukować na wskazaną drukarkę.
4. Jak podpisać sprawozdanie finansowe w XML
Sprawozdanie finansowe w formacie XML można podpisać przy użyciu podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Dokładniejsze opisy są pod linkiem http://audyt-bombik.pl/jak-podpisywac-e-sprawozdanie-w-wersji-xml/
W efekcie podpisu przy użyciu ePUAP otrzymamy w dalszym ciągu plik XML z nieco powiększoną zawartością obejmującą dodane w środku sekcje podpisów poszczególnych osób.
W efekcie podpisu przy użyciu podpisu kwalifikowanego stosowanego z opcją „XAdES” zewnętrznego otrzymamy oprócz pliku XML (który w tym przypadku nie podlega modyfikacji i co więcej po podpisaniu nie wolno zmieniać nic w tym pliku łącznie z jego nazwą) odrębne plik lub pliki XAdES. Plik XAdES należy rozumieć jest odrębna kartka podpisu zawierająca jeden lub więcej podpisów. Plik XAdES ma wewnątrz zapisaną sumę (a nawet sumy) kontrolną policzoną na bazie danych w pliku XML i stosowany jest łącznie z plikiem XML.
Mówiąc „po ludzku” (puryści od podpisów z całą pewnością będą się burzyli na takie uproszczenie przekazu) i posługując się odniesieniami do sprawozdania papierowego:
- plik XML jest całością sprawozdania
- plik XAdES jest ostatnią stroną gromadzącą podpisy osoby sporządzającej oraz kierownictwa jednostki
Oba te pliki połączone są „spinaczem” informatycznym, którym są sumy kontrolne i bezpośrednie wskazanie nazwy pliku podpisywanego.
5. Jak zobaczyć lub wydrukować podpisy pod sprawozdaniem finansowym
W przypadku podpisów ePUAP są dwie drogi: pierwsza droga to należy wejść na stronę https://obywatel.gov.pl/praca-i-biznes/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany, wczytać plik i wówczas zobaczymy, kto podpisał dany plik.
Inna droga to należy wejść na stronę epuap.gov.pl, wejść w zakładkę „strefa urzędnika”, rozwinąć w menu „Więcej” i wybrać „walidator” i dalej postępować zgodnie ze wskazaniami. W efekcie otrzymuje się listę podpisów złożonych przez poszczególne osoby. Listę taką można oczywiście wydrukować i przedłożyć organom nadzoru jako potwierdzenie złożenia podpisów.
W przypadku podpisów kwalifikowanych należy użyć oprogramowania do podpisu i wybrać opcję „weryfikuj”. Oprogramowanie zweryfikuje spójność złożonego podpisu z plikiem XML oraz pokaże podsumowanie weryfikacji. Weryfikację można zazwyczaj zapisać do pliku pdf lub wydrukować.
Podpisy kwalifikowane można również obejrzeć i wydrukować na przykład na stronie https://weryfikacjapodpisu.pl/ (nie jestem niestety pewna, czy strona zawsze działa dobrze jeśli chodzi o weryfikację, ale dobrze identyfikuje podpisy).
Wyniki weryfikacji przeprowadzonej w dowolny sposób mogą więc członkom organów nadzoru służyć jako poświadczenie (państwowe) złożonych pod plikiem podpisów.
6. Sprawozdanie z działalności
Sprawozdanie z działalności (o ile jest wymagane dla danego typu jednostki) może być złożone w dowolnym typie pliku elektronicznego. Nie ma do tego ustalonych formatów.
Sprawozdanie powinno być podpisane przez zarząd elektronicznie. Ustawa o rachunkowości wskazuje jako możliwe formy podpisu podpis ePUAP oraz podpis kwalifikowany.
Podpis ePUAP można złożyć na stronie https://obywatel.gov.pl/praca-i-biznes/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany . Funkcjonalność jest bardzo intuicyjna. W tej samej opcji co opcja podpisywania istnieje również możliwość obejrzenia podpisanych dokumentów. Wystarczy wczytać wcześniej podpisany plik i następnie pobrać dokument pierwotny na dysk.
Podpisywanie sprawozdania z działalności przebiega podobnie jak sprawozdania finansowego jeśli chodzi o podpis kwalifikowany. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że na chwilę pisania tego artykuły wszystkie podpisy muszą być umieszczone w plikach XAdES (czyli uniemożliwia to użycie podpisu PAdES umieszczanego wewnątrz pliku pdf) inaczej KRS może mieć problemy z ich interpretacją.
Zapraszam Państwa do podzielenia się Państwa doświadczeniami.