W artykule tym chciałabym poruszyć problemy związane ze składaniem do repozytorium KRS e-sprawozdań finansowych podmiotów tak przekształcanych jak i przekształconych. Omówię wyłącznie obecne problemy związane ze techniczną stroną zagadnienia składania do repozytorium.

Bardzo dziękuję za cenny wkład w ustalenie stanu faktycznego Ewie Karczewskiej oraz Łukaszowi Drożdżewskiemu.

 

Przekształcenia a sprawozdanie w UoR

Spółka (oraz działalność gospodarcza osoby fizycznej) może w trakcie swojego istnienia podlegać przekształceniom formy prawnej. Zasady przekształcania regulowane są przez Kodeks Spółek Handlowych.

Do ksiąg rachunkowych podmiotu przekształcanego i podmiotu przekształconego zastosowanie ma art. 12 Ustawy o Rachunkowości. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 3 księgi zamyka się na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej. Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 3 Ustawy o Rachunkowości księgi otwiera się na dzień zmiany formy prawnej.

Z punktu widzenia sporządzania sprawozdania finansowego możemy mieć w ciągu jednego roku obrotowego z 2 sprawozdaniami: sprawozdaniem spółki przekształcanej oraz sprawozdaniem spółki przekształconej. Gdybyśmy mieli do czynienia np. z przekształceniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę komandytową i wpis spółki komandytowej nastąpiłby z dniem 16 marca to:

1. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sporządzałaby sprawozdanie za okres od 1 stycznia do 15 marca

2. spółka komandytowa sporządzałaby sprawozdanie za okres od 16 marca do 31 grudnia

Ustawa o rachunkowości przewiduje dla takiej sytuacji uproszczenie w przypadku przekształceń specyficznego typu. Art. 12 ust. 3 pkt. 1 Ustawy stanowi, że można nie zamykać i nie otwierać ksiąg w przypadku przekształcenia

1. spółki osobowej (lub cywilnej) w spółkę osobową

2. spółki kapitałowej w spółkę kapitałową

Zapis ten znacznie ułatwia ciągłe prowadzenie ksiąg w nowym podmiocie oraz zmniejsza obciążenie związane ze sporządzaniem sprawozdania finansowego – przygotowywane jest tylko jedno sprawozdanie podmiotu przekształconego (bo on istnieje na dzień bilansowy).

 

Problemy ze składaniem e-sprawozdań

Rozpatrzmy więc problemy jakie występują obecne przy składaniu takich sprawozdań

W przypadku kiedy tworzone są 2 sprawozdania (trzymając się naszego przykładu: sprawozdanie sp. z o.o. na dzień 15 marca oraz sprawozdanie spółki komandytowej na dzień 31 grudnia). Oba powinny zostać złożone w KRS.

O ile sprawozdanie spółki komandytowej prawdopodobnie nie przysporzy problemów (należy dołożyć szczególnej staranności przy wprowadzeniu okresu sprawozdania – „data od” powinna być zgodna z datą wpisu do KRS) to już złożenia sprawozdania sp. z o.o. (spółki przekształcanej) będzie się wiązało ze zmierzeniem się z komunikatem repozytorium KRS (opcja „bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”) „NIE ZNALEZIONO KRS”.

KRS1

Oczywiście szybkie sprawdzenie w rejestrze KRS upewnia, że taki podmiot jednak istnieje. Tylko, że jest już wykreślony .

Tutaj uwaga: data wykreślenia nie jest zgodna z datą wpisu podmiotu przekształconego pomimo tego, że wykreślenie wykonywane jest z urzędu. W obserwowanych przeze mnie przypadkach data ta była późniejsza. Data uprawomocnienia wykreślenia to jeszcze kolejny okres od daty wykreślenia z KRS.

 

W drugim przypadku (czyli sprawozdanie za cały rok sporządzane przez podmiot przekształcony) próba wpisania do repozytorium KRS kończy się komunikatem „Błąd! Data okresu od przed datą rejestracji”. Uwaga jak najbardziej poprawna logicznie acz niezgodna z intencją art. 12 ust. 3 pkt 1 Ustawy o Rachunkowości. Czyli sprawozdania nie można złożyć pomimo poprawnego jego wypełnienia.

krs2

Proponowane rozwiązanie

Rozwiązań jest kilka:

1. W obu przypadkach można próbować złożyć sprawozdanie przez płatny system S-24 Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/) . Jest to w zasadzie kancelaria elektroniczna z wnioskami, które następnie są rozpatrywane przez referendarza. Czyli sędziego władnego podjąć decyzję, czy tak sporządzone sprawozdanie jest poprawne czy też nie.

2. W przypadku kiedy mamy do czynienia ze spółką wykreślaną – można po prostu złożyć sprawozdanie szybko – czyli w ciągu 1 miesiąca od daty wpisu nowego podmiotu. Do tego czasu nie uprawomocni się prawdopodobnie decyzja sądu o wykreśleniu z KRS.

Jest jedno małe „ale”

Niestety na razie system S-24 nie przyjmuje sprawozdań podpisanych podpisem kwalifikowanym otaczającym (czyli sprawozdanie w formacie XML jest częścią pliku XAdES). Nie przyjmuje również sprawozdań podpisanych profilem zaufanym. Obie opcje (przynajmniej z moich obserwacji) są coraz bardziej popularne.

KRS3

Tak więc jeśli nawet sprawozdanie było poprawnie przygotowane i podpisane to może się okazać, że po prostu nie ma jak go złożyć. I nie ma na razie żadnego innego rozwiązania umożliwiającego złożenie takiego sprawozdania. Oczywiście zgłosiliśmy to już.

Zachęcam Państwa do rozmowy i podzielenia się Państwa doświadczeniami.

dr Agnieszka Baklarz

biegły rewident